ADMINISTRASI

Kata administrasi memiliki banyak makna, paling tidak pengertian administrasi dapat ditinjau dalam pengertian sempit dan pengertian luas. Dalam pengertian sempit administrasi hanyalah merupakan ” kegiatan ketatausahaan”. Dan pengertian inilah yang lebih dikenal secara umum dalam komunikasi sehari-hari, misalnya saja bila seseorang ingin menyampaikan surat atau ingin melihat arsip surat maka dikatakan kepadanya pergilah kebagian administrasi. Administrasi dalam arti luas adalah merupakan “ keseluruhan proses kerja sama antar dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan”. Tujuan yang dimaksud dapat beragam mencakup bidang-bidang : keagamaan, ekonomi,sosial, politik, budaya dan lain sebagainya.

Dari pengertian administrasi secara luas tersebut, jika dipahami secara mendalam, maka akan terkandung didalamnya beberapa hal lainnya:

a.       Administrasi merupakan suatu proses yang diketahui permulaanya, tetapi tidak diketahui kesudahannya.

b.      Administrasi memerlukan unsur manusia ( dua orang atau lebih ) yang mau bekerjasama untuk mencapai tujuan.

c.       Dalam proses kerjasama tersebut, disamping memerlukan adanya unsur manusia, juga tersirat harus tersedia bahan dan alat yang jumlah dan jenisnya sesuai pula dengan besar kecilnya dan perkembangan kerjasama yang bersangkutan.

1.      Unsur-Usur Administrasi

Secara umum terdapat 8 ( delapan ) unsur administrasi yang saling berkaitan atau berhubungan antara unsur yang satu dengan unsur yang lainnya, yakni :

1)      Organisasi, adalah merupakan suatu wadah dari unsur-unsur administrasi yang lainnya dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

2)      Manajemen, adalah suatu rangkaian aktivitas yang mengatur, mengurus dan menggerakkan sekelompok orang, semua fasilitas dan bahan-bahan untuk mencapai tujuan tertentu dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

3)      Komunikasi, adalah suatu rangkaian aktivitas untuk menyampaikan warta/ berita dan memindahkan secara cermat buah pikiran dari seseorang kepada pihak lain dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

4)      Kepegawaian, adalah rangkaian aktivitas yang mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja yang diperlukan dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

5)      Keuangan, adalah suatu rangkaian aktivitas yang mengelola segi-segi keuangan, meliputi pembayaran, pembukuan, pelaporan keuangan sampai bertanggungjawaban keuangan dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

6)      Perbekalan dan bahagian rumah tangga, adalah suatu rangkaian aktivitas yang merencanakan, mengadakan, dan mengatur pemakaian bahan dan alat maupun mengendalikannya, serta merawatnya dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

7)      Tata usaha, adalah suatu rangkaian aktivitas yang menghimpun, mencatat, mengadakan, mengupah, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

8)      Humas dan community depelovment ( CD ) adalah suatu rangkaian aktivitas untuk menjadikan lingkungan yang kondusif dan adanya dukungan yang baik dari masyarakat sekelilingnya dalam rangka kerjasama yang bersangkutan.

Tiga unsur administrasi seperti : komunikasi, manajemen dan organisasi meliputi semua bahagian dalam administrasi atau merupakan lintas unsur. Sedangkan lima unsur lainnya seperti : bahagian keuangan, perbekalan dan bahagian rumah tangga, bahagian tata usaha, bahagian kepegawaian dan bahagian humas terpisah merupakan bahagian tersendiri. Namun demikian masing-masing unsur tetap berinteraksi satu sama lainnya.

2.      Jenis-Jenis Administrasi Secara Umum

Terdapat berbagai cabang adminitrasi antara lain : administrasi keuangan, administrasikepegawaian, administrasi peralatan, administrasi penelitian, administrasi pendidikan, administrasi produksi, administrasi pemasaran, dan masih banyak yang lainnya.

Administrasi negara merupakan semua kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan negara yang menyangkut kepentingan negara yang bersangkutan.

Administrasi swasta adalah semua aktivitas swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri ( perusahaan ), terutama dalam upaya untuk memperoleh keuntungan.

Administrasi sosial adalah semua aktivitas yang mengelola kepentingan sosial ( kemasyarakatan ) yang bersifat non profit, baik yang jangkauan atau ruang geraknya lokal, nasional, regional maupun internasional contohnya Lembaga Swadaya Masyarakat ( LSM ).

3.      Perbedaan Administrasi Negara Dan Niaga

Menurut sondang siagian ( 1984 ) dalam bukunya filsafat administrasi, perbedaan tersebut dapat dilihat sebagai berikut :

a.       Berdasarkan tujuan

Administrasi negara bertujuan untuk meningkatkan kemakmuran seluruh rakyat. Terlepas dari sistem politik dan perekonomian yang dianut oleh suatu negara, semua negara moderen mengakui bahwa negara adalah untuk kesejahteraan ( welfare state ). Sedangkan administrasi niaga bertujuan minimal untuk mengusahakan kelangsungan hidup usahanya.

b.      Berdasarkan motif

Administrasi negara bermotifkan pemberian pelayanan ( servis ) seefisien dan seefektif mungkin kepada setiap warga negaranya. Sedangkan administrasi niaga bermotifkan untuk mendapatkan keuntungan yang wajar atas modal yang telah diinvestasikannya.

c.       Berdasarkan sifat pelayanannya

Administrasi negara berkewajiban untuk melayani semua warga negara dengan perlakuan yang sama, karena secara hukum setiap warga negara mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Sedangkan administrasi niaga memberikan pelayanan yang berbeda sesuai dengan tingkat keuntungan yang diperoleh dari padanya.

d.      Bedasarkan wilayah yuridiksi

Administrasi negara mempunyai wilayah kekuasaan yang sama luasnya dengan wilayah kekuasaan dari suatu negara yang bersangkutan. Sedangkan administrasi niaga tidak memiliki wilayah kekuasaan, tetapi memiliki wilayah operasi yang luasnya beragam, mungkin sama, lebih kecil atau lebih besar dari wilayah dari suatu negara.

e.       Berdasarkan orientasi politik.

Administrasi negara dijalankan oleh aparatur negara sebagai pelayan rakyat. Karena itu beorientasi politik netral, tidak wajar berpihak pada salah satu partai politik tertentu. Sedangkan administrasi niaga bermotifkan keuntungan, maka wajar jika berpihak pada salah satu partai tertentu, yakni yang dapat membantu kelangsungan atau perkembangan usahanya.

f.       Berdasarkan cara kerja

Cara kerja administrasi negara biasanya lamban. Keadaan ini karena selalu terperangkap pada jalur biokrasi yang panjang, sehingga ada kesan bertele-tele. Sedangkan administrasi niaga bekerja lebih cepat karena senantiasa berada dalam persaingan atau kompetisi yang ketat.

g.      Berdasarkan kekuasaan

Administrasi negara memperoleh kekuasaannya dari rakyat. Sedangkan administrasi niaga kalaupun dapat dikatakan mempunyai kekuasaan tersebut tergantung pada besarnya modal atau saham yang diinvestasikannya.

Pengertian administrasi yang lain muncul dari Prof Dr. Prajudi Atmosudirjo,SH. Dalam bukunya “ Mempertinggi ffisiensi Administrasi Keuangan Negara “  Beliau mengartikan administrasi sebagai tata pengendalian dari pada suatu usaha.

Menurut Drs. Saafroedin Bahar, administrasi adalah seluruh kegiatan-kegiatan atau proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kelompok kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Achmad Ikhsan, SH. Dalam Tata Administrasi Kekaryawanan. Administrasi diterjemahkan sebagai tata pelaksanaan dengan keterangan bahwa didalamnya tercangkup pengertian tata dalam arti “organization dan management” juga dalam arti tata hukumnya sedangkan pelaksanaan menunjukkan realisasi dalam melakukan tata tersebut.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya administrasi perkantoran modern menyebutkan administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian proses tersebut terbentang saat ditentukan tujuan yang ingin dicapai sampai detik terpenuhinya tujuan itu. Jadi administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan pendapat Drs. Slamet Wijadi dan Prof Prajudi administrasi itu adalah kegiatan-kegiatan yang berwujud :
a. Merencanakan dan memperkirakan tujuan
b. Menentukan kebijaksanaan
c. Memberi pimpinan
d. Mengambil keputusan-keputusan
e. Member bimbingan
f. Mengatur orang-orang, alat, waktu, pekerjaan
g. Mengawasi jalannya pelaksanaan
h. Memberikan bimbingan pelaksanaan
i. Memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah

Sedangkan menurut para penulis Indonesia administrasi dalam pengertian tatausaha selengkapnya berbunyi sebagai berikut :

1)      Administrasi dalam arti sempit mengandung arti segala pencatatan kegiatan adalah ‘tata usaha’ atau ‘tata pembukuan’(Buku Pedoman Untuk Bendaharawan, Pegawai Administrasi Dan Pengurus Keungan. I. (1996). P 7 – 8)

2)      Administrasi adalah suatu alat yang dapat dipakai menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap manusia untuk melakukan perhubungan, persetujuan dan perjanjian atau lain sebagainya antara sesame manusia dan atau badan hukum yang dilakukan secara tertulis” (G. Kartasapoetra & Ny. E. Roekasih. Pelaksanaan Administrasi Dan Management Personalia (Administrasi Dan Pelaksanaannnya). I. (1967). P 5)

3)      Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Kesimpulan

            Kata administrasi memiliki banyak makna, paling tidak pengertian adminitrasi dapat ditinjau dalam pengertian sempit dan pengertian luas. pengertian sempit administrasi hanyalah merupakan ” kegiatan ketatausahaan” sedangkan dalam arti luas adalah merupakan “ keseluruhan proses kerja sama antar dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan”.

Seperti telah disinggung diatas administrasi ini saling behubungan satu sama lainnya atau saling melengkapi dalam pencapaian tujuan administrasi, atau dapat dikatakan keseluruhan unsur-unsur administrasi tersebut merupakan suatu sistem. Tidak lancarnya pelaksanaan satu unsur sehingga akan menyebabkan pula terganggunya upaya dalam pencapaian tujuan yang akan dicapai.