PERENCANAAN

A.    Pentingnya Perencanaan dan Gambaran Kerugian Akibat Kurang Baiknya Perencanaan

Handoko ( 1995 ) mengemukakan dua alasan dasar perlunya perencanaan dilakukan.

1.      Berkaitan dengan “ protective benefit “ yang diperoleh dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dengan adanya perencanaan.

2.      Berkaitan dengan “ positif benefit “ yang diperoleh dalam bentuk peningkatan sukses pencapaian tujuan organisasi karena adanya perencanaan

Perencanaan adalah merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dibandingkan dengan fungsi manajemen lainnya. Hal ini dapat dipahami, karena memang pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya sangat tergantung pada fungsi perencanaan.

B.     Hakikat Perencanaan

Merupakan penentuan tentang apa yang dilakukan, siapa pelakunya, dimana dan bagaimana cara melaksanakan. Penentuan pilihan tersebut harus mengingat sumber-sumber yang tersedia serta memperhatikan kondisi-kondisi yang menunjang dan menghambat pencapaian tujuan. Semakin besar usaha organisasi, permasalahan yang dihadapi juga semakin kompleks sehingga perlu menyusun rencana-rencana alternatif.

Maksud dibuatnya suatu perencanaan adalah untuk memberikan arah dalam melakukan aktivitas yang paling tidak menyangkut ( apa yang harus dilakukan, siapa pelakunya, dimana melakukan, bagaimana melakukan, berapa besar anggaran dan hasilnya), mengurangi dampak perubahan, memperkecil pemborosan dan kelebihan, menentukan standar yang digunakan dalam pengawasan atau pengendalian.

C.     Syarat-Syarat Perencanaan yang Baik

Kategori-kategori yang dapat merupakan syarat-syarat perencanaan yang baik, yakni menurut para ahli:

1.      Menurut Josep Massie ( 1979 ), perencanaan harus dibuat dengan mempertimbangkan perubahan yang akan terjadi antara lain: perubahan teknologi, kebijaksanaan, bahan baku, perubahan harga dan lain-lain.

2.      Manulang ( 2005 ), menyatakan bahwa rencana yang baik haruslah mengandung beberapa sifat yakni:

a)      Pemakaian kata-kata yang sederhana mudah dimengerti untuk menghindari penafsiran yang berbeda.

b)      Fleksibel ( dapat berubah menyusaikan diri dengan perubahan )

c)      Mempunyai stabilitas ( tidak dapat diubah-ubah setiap saat )

d)     Ada dalam pertimbangan

e)      Meliputi semua tindakan.

3.      Perencanaan yang dibuat harus efektif ( sifat perencanaan yang baik )

D.    Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Perencanaan

Menurut beberapa ahli:

Harold koontz/ Cyril O’Donnel/ Heinz Weihrich ( 1996 ) dalam bukunya “ manajemen “ menampilkan 8 langkah yakni:

1.      Menyadari adanya peluang

2.      Menentukan sasaran

3.      Menentukan premis

4.      Menentukan arah tindakan alternatif

5.      Mengevaluasi arah tindakan alternatif

6.      Memilih satu arah tindakan

7.      Merumuskan rencana turunan

8.      Mengurutkan rencana berdasarkan anggaran

Manulang ( 2005) dalam bukunya “ dasar-dasar manajemen “ menampilkan 5 langkah yakni:

1.      Menetapkan tugas dan tujuan

2.      Mengobservasi dan menganalisa

3.      Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

4.      Membuat sintesis

5.      Menyusun rencana

Stoner James, AF dan Alfonso, S  yang dikutip oleh Herujito ( 1996 ) dalam bukunya “ manajemen “ menampilkan 4 langkah yakni:

1.      Menetapkan tujuan atau seperangkat tujuan

2.      Mendefenisikan situasi saat ini

3.      Mengidentifikasikan hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan

4.      Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan

Altalib ( 1996 ) memperkenalkan perencanaan Management By Objectives ( MBO ) yakni:

a)      Persiapan

b)      Menentukan ( keputusan )

c)      Mengkomunikasikan

d)     mengawasi

E.     Unsur-Unsur Perencanaan

Terdapat 5 unsur-unsur perencanaan yang baik yakni:

1.      Unsur tujuan

2.      Unsur kebijakan

3.      Unsur prosedur

4.      Unsur kemajuan

5.      Unsur program

F.      Jenis-Jenis Perencanaan

Berdasarkan berbagai kategori dari beberapa ahli manajemen yakni:

1.      Menurut luasnya, yakni rencana strategis merupakan rencana yang berlaku bagi seluruh organisasi menentukan sasaran umum organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi tersebut dalam lingkungannya.

2.      Menurut kerangka waktu, yakni rencana jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

3.      Menurut kekhususan, yakni rencana khusus merupakan rencana yang sudah dirumuskan dengan jelas dan tidak menyediakan bagi interpretasi.

4.      Menurut frekuensi penggunaan, yakni rencana sekali pakai merupakan rencana yang digunakan satu kali saja.

5.      Menurut tempat pelaksanaan pekerjaan, yakni perencanaan nasional, perencanaan regional dan perencanaan kota.

6.      Menurut objeknya, yakni perencanaan sosial ekonomi, perencanaan pendidikan dan perencanaan industrialisasi.

7.      Menurut tingkatannya, yakni perencanaan kebijaksanaan, perencanaan kerja dan perencanaan program dan sebagainya.

Intinya

Perencanaan adalah merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dibandingkan dengan fungsi manajemen lainnya. Hal ini dapat dipahami, karena memang pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya sangat tergantung pada fungsi perencanaan itu sendiri. Perencanaan  yang baik harus menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya, siapa pelakunya dan dimana akan dilakukan. Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Manfaat/ keuntungan dari perencanaan yang baik menurut George R. Terry yaitu:

1.      Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran

2.      Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang

3.      Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila?”

4.      Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan

5.      Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)

6.      Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh

7.      Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas

8.      Membantu seorang manajer mencapai status

Kesimpulan

            Jadi perencanaan yang baik dapat memberikan arahan dalam melakukan aktivitas yang menyangkut diantaranya apa yang harus dilakukan, siapa pelakunya, bagai mana cara melakukannya, dimana melakukannya dan berapa besar anggaran dan hasilnya.